1. Überblick
Der Kassenabschluss stellt den finalen Schritt im Tagesgeschäft dar. Er fasst alle Buchungen zusammen und stellt sicher, dass der Kassenbestand (Soll-Bestand) mit dem tatsächlichen Bargeldbestand (Ist-Bestand) übereinstimmt. Nur wenn diese beiden Werte identisch sind, kann die Kasse ordnungsgemäß abgeschlossen werden.
2. Voraussetzungen
Alle Buchungen abgeschlossen: Vor dem Kassenabschluss müssen alle Einnahmen und Ausgaben des Tages korrekt erfasst worden sein.
Übereinstimmung von Soll- und Ist-Bestand: Die angezeigten Kassenbestände müssen exakt übereinstimmen, da der Abschluss nur bei Gleichheit erfolgen kann.
Zugriffsberechtigung: Der Benutzer muss über die notwendigen Rechte verfügen, um den Abschlussvorgang im System auszuführen.
3. Ablauf des Kassenabschlusses
Navigieren zum Kassenabschluss:
Klicken Sie im Business POS auf das Shop-Logo.
Wählen Sie anschließend den Menüpunkt „Kassenabschluss“.
Überprüfung des Kassenbestands:
Im angezeigten Soll-Bestand sehen Sie den erwarteten Kassenbestand, der sich aus allen getätigten Buchungen ergeben sollte.
Tragen Sie in die entsprechenden Felder den tatsächlichen (Ist-) Bestand ein.
Vergleichen Sie die Werte: Der Abschluss kann nur durchgeführt werden, wenn Soll- und Ist-Bestand exakt gleich sind.
Korrekturen vornehmen:
Falls Abweichungen bestehen, können über das System zusätzlich Gelder in die Kasse ein- oder ausgezahlt werden, um die Differenz auszugleichen.
Durchführen des Kassenabschlusses:
Sobald Soll- und Ist-Bestand übereinstimmen, klicken Sie auf den Button „Kassenabschluss“.
Der Vorgang speichert automatisch einen Abschlussbeleg.
Erzeugung und Handhabung des Z-Bons:
Nach dem Abschluss wird ein sogenannter Z-Bon generiert.
Der Z-Bon kann sowohl ausgedruckt als auch digital abgespeichert werden.
Schließung der Kasse:
Mit dem Abschluss wird die Kasse geschlossen und der Tagesabschluss formal abgeschlossen.
4. Besonderheiten
Nachholen des Abschlusses: Sollte der Kassenabschluss an einem Tag vergessen worden sein, muss dieser am folgenden Tag abgeschlossen werden, bevor eine neue Kassenöffnung vorgenommen werden kann.
Belegmanagement: Es empfiehlt sich, die Abschlussbelege (insbesondere den Z-Bon) sorgfältig zu archivieren, um im Bedarfsfall eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.